La mayoría de las empresas, sobre todo tiendas físicas o restaurantes, tienen un alto volumen de gestión de efectivo. Debido a esto, surge la necesidad de realizar traspasos entre este efectivo y nuestros bancos. Los traspasos se producen normalmente en ambas direcciones, de efectivo a banco, o de banco a efectivo, produciendo lo que comúnmente llamamos reintegro. Odoo contempla esta necesidad y en este post vamos a explicar su funcionalidad siguiendo la siguiente estructura:
1. Configuración necesaria en Odoo para un traspaso de Efectivo
Para poder realizar un traspaso de efectivo con la funcionalidad de conciliar de Odoo en la versión Enterprise, solamente es necesario Instalar el módulo de contabilidad, tener un plan general contable, y dotar al usuario de características de contabilidad completas con la siguiente Ruta que mostramos resumida en imágenes:
Ruta: Ajustes: Usuarios y compañías-->Grupos-->Técnico/Mostrar características de contabilidad completas.
Todo esto, con el modo de desarrollador activado.
Si por el contrario trabajamos con versión Community necesitaremos, además de lo anteriormente descrito para la versión Enterprise, el módulo de la Odoo Community Association (OCA) que nos ofrece la vista de conciliación.
Dicho módulo es el denominado account_reconciliation_widget.
Una vez instaladas y realizadas las configuraciones previas, obtendríamos un Tablero contable como el que mostramos a continuación:
2. Caso de Uso
A continuación presentamos un caso de uso que estructuramos de la siguiente forma:
2.1 Tener la necesidad de realizar un traspaso de efectivo
2.2 Crear transferencia interna de efectivo
2.1 Tener la necesidad de realizar un traspaso de efectivo
Antes de desarrollar nuestro caso de uso, hay que recordar que para realizar un traspaso de efectivo lo ideal es que siempre tengamos saldo en dicho diario, ya que el efectivo, como su propio nombre indica es dinero metálico y no tiene que estar en negativo.
Para ello en nuestro caso, vamos a realizar una venta estándar en el punto de venta ya que es la forma más común de dotar de saldo al efectivo en Odoo.
En las imágenes a continuación argumentamos los siguientes pasos: abrir una sesión del TPV/POS, añadir el producto deseado y realizar la venta al diario efectivo, cerrar TPV.
Después de esto, si nos dirigimos, gracias a la configuración previamente instalada, a la ruta contabilidad --> Dashboard (Tablero contable), veremos como acabamos de dotar al diario efectivo de 500 € en balance como se muestra en la imagen.
2.2 Crear transferencia interna de efectivo
En Tablero contable vamos a hacer "click" sobre los tres puntos en vertical del diario del cual queramos hacer el traspaso. En nuestro caso de uso será el diario "Efectivo", y tal y como mostramos en las imágenes, Odoo nos muestra una serie de opciones en la que debemos marcar en la columna "Nuevo"--> "Transferencia interna".
Una vez que pulsamos sobre "transferencia interna" se nos abre una nueva ventana que consiste en crear dicha transferencia de efectivo.
2.3 Configurar transferencia para traspaso
En esta nueva ventana que nos abre Odoo tenemos las siguientes opciones:
Trasferencia interna. Campo boleano que nos indica si esta transferencia será o no interna.
Tipo de pago. Existen dos tipos: Enviar o Recibir. Enviar consistiría en una salida de efectivo y recibir en una entrada.
Importe. Cantidad a traspasar de efectivo.
Fecha. Fecha en la que se graba el asiento de traspaso.
Memo. Concepto que se le quiera dar a la transferencia interna.
Diario. Diario de origen.
Método de pago. Existen dos opciones: Manual y SEPA.
Diario de destino. Seleccionable en el que hay que escoger el diario de destino.
En nuestro caso realizaremos un envío de efectivo al banco por importe de 100 €.
2.4 Validar y conciliar
Recapitulando, en este momento del flujo, tenemos una transferencia interna en estado borrador que está a la espera de que pulsemos el botón de confirmar, para que como bien nos indica el mensaje de aviso en azul, Odoo cree dos pagos, uno el de esta transferencia y otro en el diario de destino.
Confirmamos y vemos que sucede en la siguiente imagen:
Odoo ha creado el apunte para el diario de efectivo denominado (CSH1/2022/09/0003) y ha creado automáticamente el apunte para el diario del banco (BNK1/2022/09/0001).
Veamos la estructura contable de cada pago en el smart button "Journal Entry".
| Diario Efectivo (CSH1/2022/09/0003) | ||
| Cuenta | Debe | Haber |
572003 Pagos pendientes Cuenta puente. Se utiliza para conciliar. | 100 € | |
572991 Transferencia de liquidez Se utiliza para traspasar el saldo de un banco a otro. Se salda con el asiento del Diario Banco. | 100 € | |
| Diario Banco (BNK1/2022/09/0001) | --- | --- |
| Cuenta | Debe | Haber |
| 572002 Recibos pendientes | 100 € | |
| 572991Transferencia de liquidez | 100 € |
Como vemos en los asientos tenemos dos cuentas puente que necesitan conciliación con extractos. Estas cuentas son la 572003 de Pagos pendientes de efectivo y la 572002 de recibos pendientes de banco. Con respecto al banco explicamos muy detenidamente que sucede en el post de transferencias internas entre una misma compañía.
Pero, ¿qué sucede con la cuenta de Pagos pendientes del diario efectivo? Odoo contempla esta funcionalidad que pasamos a explicarla a continuación y es muy similar a la de las transferencias internas entre una misma compañía.
En nuestro caso la ruta a seguir es la siguiente:
Tablero contable --> Diario Efectivo --> Nueva transacción.
De esta forma le indicaremos a Odoo que hemos realizado una salida de efectivo, para así poder conciliarla con el pago pendiente previamente creado por la
transferencia interna.
Una vez publicada, ya podemos conciliar el pago pendiente y así tener un control exhaustivo de las transferencias y traspasos.
Una vez validadas las conciliaciones de estas cuentas puente tanto del diario banco como del diario efectivo tendríamos todo saldado y habríamos terminado nuestro trabajo.
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