En las relaciones cliente-proveedor uno de los puntos clave es poder llegar a ese deseado "win-win" en el que ambas partes quedan satisfechas. Facilitar distintas modalidades de pago es un buen comienzo para llegar a ese objetivo.
En España existe la modalidad del "pagaré", que al fin y al cabo es un compromiso de pago entre dos partes y que consta de ciertos puntos indispensables como pueden ser: Nombre del beneficiario, fecha de vencimiento, firma, etc.
En Odoo también es posible gestionar este modo de pago mediante el uso de algunos módulos de la Comunidad.
En esta entrada de blog nos centramos en la gestión de los cobros mediante pagaré, aunque el flujo puede ser común para otros efectos comerciales como las letras de cambio o los cheques.
Apartado 1: Introducción y configuración inicial
El primer paso consiste en la instalación de los módulos necesarios. Por un lado necesitaremos el módulo account_payment_mode y luego el account_payment_order que podemos encontrar en el repositorio bank-payment de la OCA. Este módulo ha sido desarrollado completamente por integrantes de la Odoo Community Association y puede descargarse en distintas versiones.
La Odoo Community Association (OCA) es una organización sin ánimo de lucro cuya misión es promover el uso generalizado de Odoo y apoyar el desarrollo colaborativo. Desde Sygel invitamos a todos los lectores a informarse acerca de la labor de la Comunidad y a participar a nivel técnico y/o funcional para potenciar el crecimiento colaborativo y a Odoo como herramienta de gestión empresarial.
Tras instalar el módulo mencionado (teniendo en cuenta sus dependencias), podremos acceder y crear nuevos modos de pago con una configuración avanzada, los cuales nos servirán para gestionar el flujo con pagarés.
Recordamos que para algunas funcionalidades que se mostrarán en esta entrada de blog, hay que tener el permiso que activa las características de contabilidad completas además de haber configurado el plan contable correspondiente.
NOTA: Nuestro objetivo no es explicar el funcionamiento de los modos y las órdenes de pago sino nos centrarnos en la gestión de los pagarés.
Apartado 2: creación de un diario de pagaré
Para llevar a cabo nuestra propuesta, necesitaremos un diario de pagarés. De esta forma, podremos identificar fácilmente los saldos pendientes de pago, además de tener la contabilidad más organizada. Para el caso de ejemplo hemos escogido la cuenta "431000 Efectos comerciales en cartera".
Esta configuración es similar a la que describimos en nuestra otra entrada de blog, donde enseñamos a gestionar los pagos con tarjeta de crédito en Odoo. Para más información sobre ese aspecto, se pueden encontrar más detalles en el siguiente enlace.
Apartado 3: Configurar el modo de pago "Pagaré"
Una vez instalados los módulos anteriormente mencionados y así como sus dependencias, además de la configuración de nuestro diario de pagarés, ésta es una de las opciones para configurar el modo de pago "pagaré". Nos hemos basado en los dos apartados clave.
Como vemos en la captura, a continuación: Asignaremos un nombre identificativo, un método de pago entrante y podemos enlazarlo a una cuenta bancaria fija o variable; dependiendo de si los pagarés los cobramos siempre únicamente por una cuenta bancaria o si pudiera ser que los ingresemos en distintos bancos, según necesidad.
Punto 1: Creamos una factura de venta por valor de 1.000€ + impuestos por un servicio que le hemos prestado a uno de nuestros clientes.
Punto 2: El cliente nos da un pagaré que acordamos hacer efectivo en fecha 01/01/2021. Necesitamos dar por pagada la factura porque ya hemos pactado las condiciones con el cliente y nos ha facilitado el documento "pagaré". No queremos tener una factura abierta en nuestro listado ya que, aunque es cierto que no se ha cobrado, sí queremos darla por pagada.
Punto 3: Revisaremos cuál es el saldo que tenemos en pagarés pendiente de hacer efectivo.
Punto 4: Una vez hecho efectivo el cobro en el banco, conciliaremos el movimiento del extracto bancario con el saldo de la factura en cuestión, el cual estará pendiente de conciliar.
Punto 1: Creación de la factura
Creamos una factura de venta con el importe mencionado anteriormente (1.000€ + 21% IVA). Ponemos como modo de pago, nuestro modo de pago "pagaré" y la fecha de vencimiento.
Es importante y debemos fijarnos, que la cuenta contable de esa factura no va hacia la 430000 (que es la habitual) sino hacia la 431000 ya que queremos segmentar la venta por efectos comerciales en cartera.
Una vez esté la factura correctamente configurada y con los datos correctos, procederemos a validarla.
En la imagen a continuación, se puede ver dónde modificar la cuenta contable en las facturas.
NOTA: No es necesario poner la fecha de vencimiento 01/01/2021, ya que el cliente probablemente nos proporcionará el pagaré mucho antes. Para el ejemplo hemos utilizado esa fecha para remarcarlo.
Punto 2: Pago de la factura
Una vez bien configurada la factura y tras su posterior validación, nuestro cliente nos facilita un "pagaré" que haremos efectivo el 01/01/2021.
Teniendo en cuenta ese aspecto, necesitamos dar la factura por pagada para que no nos aparezca como abierta. Ya hemos llegado a un acuerdo con el cliente que haremos efectivo a unos meses vista.
Para dar por pagada la factura, registraremos el pago total de la misma y lo llevaremos hacia el diario de pagarés que previamente hemos creado.
Punto 3: Comprobamos el saldo que tenemos en pagarés
Al haber creado un diario de pagarés, desde nuestro panel contable podemos hacer un seguimiento de todos aquellos cobros que estén pendientes de ser ejecutados.
Esto puede resultar útil para poder revisar ágilmente nuestro saldo pendiente de cobro, aunque obviamente, siempre podemos optar por sacar otro tipo de informe contable.
Por otra parte, si necesitamos revisar los pagos en detalle, en el registro de pagos de cliente que podemos consultar en las opciones del diario, podremos comprobar la relación entre pagos por "pagaré" y sus correspondientes facturas de origen.
Punto 4: Se hace efectivo el cobro
Una vez llegada la fecha 01/01/2021, hacemos efectivo el cobro del pagaré que acordamos con nuestro cliente. Esto comportará un ingreso en nuestra cuenta bancaria habitual.
Creamos el extracto bancario en nuestro diario de banco con sus correspondientes movimientos. Después de introducir el correspondiente extracto bancario en el que se refleja el ingreso por un valor de 1.210,00€, debemos hacer la conciliación entre el banco y el pagaré.
El aspecto será similar al que se muestra en la imagen adjunta.
NOTA: Tras conciliar el pago con la factura correspondiente, en fecha 1 de enero de 2021, veremos que el saldo del diario de pagarés ya nos sale a 0€. No tenemos saldo pendiente.
Después de la realización de todos estos pasos, podemos echar un vistazo a nuestros asientos contables, los cuales tendrán la siguiente estructura:
Asiento de la factura (una vez la validamos):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 431000 (Efectos comerciales) | 1.210,00€ | 0,00€ |
| 477000 (IVA repercutido) | 0,00€ | 210,00€ |
| 705000 (prestación de servicios) | 0,00€ | 1.000,00€ |
Asiento de pago de la factura (en el que se compensan los saldos para no dejar la factura "Abierta":
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 431000 (Efectos comerciales) | 1.210,00€ | 0,00€ |
| 431000 (Efectos comerciales) | 0,00€ | 1.210,00€ |
Asiento de conciliación entre Banco y Pagaré (cuando ingresamos el importe del pagaré en el banco):
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 572000 (Cuenta bancaria) | 1.210,00€ | 0,00€ |
| 431000 (Efectos comerciales) | 0,00€ | 1.210,00€ |
Otros casos de uso
Pagos a proveedor mediante pagaré: Se puede gestionar del mismo modo. Solo tendremos que tener en cuenta que los saldos serán inversos y las cuentas contables serán 400, 410, 401, 600 etc.
- Anticipos de cobro de un pagaré: Se recomienda gestionar este aspecto mediante asientos manuales. Pongamos el caso de que queremos anticipar el cobro de un pagaré, lo cual comportará pagar los correspondientes gastos bancarios, impuestos (por esos servicios bancarios) y los intereses por anticipación de la cantidad. Esto sería un breve esquema de la estructura:1- Movimiento de la 432 (Clientes operaciones de factoring) a la 431 (Efectos comerciales en cartera).2- Movimientos de 572 (Banco) + 626 (Servicios bancarios) + 472 (IVA soportado) + 665 (Intereses), hacia la 432 (Clientes operaciones de factoring).
- Impago por parte del cliente: Se recomienda gestionar este aspecto mediante asientos manuales. Pongamos por caso:1- El cliente no paga al vencimiento y tenemos un gasto por servicios profesionales independientes. Entonces haríamos de la 623 (Servicios profesionales independientes) a 572 (Banco).2- Habrá que reclasificar las cuentas, por ejemplo: de la 436 (Clientes de dudoso cobro) hacia la 431 (Efectos comerciales en cartera).3- En caso de que no resulte posible cobrarlo: Podríamos hacer de la 650 (Pérdidas de créditos comerciales incobrables) hacia la 436 (Clientes de dudoso cobro).
NOTA: Para los casos en que se trabaja con cheques, letras de cambio, etc. además del proceso de las gestiones de cobro, se propone seguir una estructura parecida además de realizarlo mediante asientos manuales.
Como su implantador de confianza, SYGEL apuesta por compartir el conocimiento con sus clientes y la Comunidad. Ayudamos a que el usuario consiga ser autosuficiente con la herramienta y potenciamos la difusión de la marca Odoo para hacerlo accesible a todos los niveles.