Odoo nos ofrece la posibilidad de gestionar y controlar los gastos generados por los colaboradores de nuestra empresa. Conocerlos es de suma importancia ya que nos ayudará a mejorar la relación con ellos y nos permitirá un mejor control de caja.
A continuación os ofrecemos un índice para facilitar la navegación por esta entrada:
3. Validación del gasto y petición de permisos.
4. Consecuencias contables. Asientos generados y facturación del gasto.
1. Configuración en Odoo
Antes de proceder a realizar cualquier gasto, Odoo nos ofrece una configuración a realizar que vamos a analizar en esta entrada.
La configuración la podemos visualizar siguiendo la ruta Ajustes --> Gastos.
A destacar de la configuración lo siguiente:
- Posibilidad de crear los gastos a partir de correos electrónicos entrantes. Funcionalidad explicada en la siguiente publicación de Sygel.
- Digitalización de gastos (OCR). Mediante créditos gestionados únicamente en la versión enterprise, se puede dar de alta un gasto con la inteligencia de OCR.
- Categorías por defecto. Posibilidad de establecer una categoría por defecto para una serie de gastos.
- Diario de gastos del empleado. Diario a escoger para la gestión de los gastos de empleados.
- Métodos de pago. Posibilidad de elegir que métodos de pago están permitidos.
Otras configuraciones importantes para esta funcionalidad son:
- Configuración de las categorías de gasto.
Es necesario tener una serie de categorías de gasto dadas de alta y asociadas a categorías de productos
- Configuración de los empleados que proporcionan el gasto.
Es necesario que los usuarios estén correctamente vinculados a su empleado para una correcta gestión del gasto en estos colaboradores internos.
2. Gestión del gasto
A continuación, en esta entrada, vamos a proceder a explicar como se da de alta manualmente un gasto estándar en Odoo.
Para ello pulsamos sobre el módulo gastos y acto seguido sobre el botón "Nuevo".
Odoo nos abre una nueva ventana en la que se visualizan las características del gasto a dar de alta.
Existen dos tipos de gasto según si es la propia compañía quien realiza el pago del gasto, o por el contrario es el empleado quien lo hace.
En esta entrada se ha desarrollado el caso en el que es el empleado el que realiza dicho pago pero existe la posibilidad de que sea la compañía la que lo abona.
Descripción: Nombre de nuestro gasto.
Categoría: Desplegable en el que se selecciona la categoría de nuestro gasto.
Total: Importe del gasto.
Empleado: Colaborador que ha realizado el gasto.
Pagado por: Quien se hace cargo del gasto.
Fecha del gasto: Cuando se ha producido el gasto.
Compañía: En que empresa interna se ha producido el gasto.
Odoo nos ofrece la posibilidad de adjuntar el recibo del gasto. Simplemente tenemos que pulsar el botón denominado "Adjuntar recibo".
Una vez pulsado se nos abrirá un asistente para facilitarnos adjuntar dicho documento.
Por último a destacar en la gestión del gasto, son las fases/etapas del mismo.
El gasto de estándar tiene 5 fases:
A informar: En esta fase es en la que se da de alta el gasto.
A enviar: En esta fase el gasto se ha dado de alta y está pendiente de envío al supervisor del gasto.
Enviado: Se ha procedido el envío al supervisor.
Aprobado: El gasto ha sido aprobado por el supervisor
Hecho: El gasto ha cumplido por todas las etapas planificadas.
3. Validación del gasto y petición de permisos
Una vez que tenemos nuestro gasto informado tenemos la posibilidad de crear un informe sobre el mismo.
Este informe pasará por una serie de petición de permisos antes de ser validado por completo.
Para poder revisar todos los informes de gastos pendientes de gestionar tenemos que seguir la siguiente ruta dentro del módulo de gastos: Gastos -> Informes de gastos.
Según la obtención de las validaciones correspondientes el informe navegará por diferentes estados.
Estos estados son:
A enviar: El gasto se ha creado y se ha creado el informe pero todavía no ha sido enviado al gerente.
Enviado: El gasto ha sido enviado al gerente y está pendiente de validación por el mismo.
Aprobado: Se ha recibido la aprobación del gerente.
Registrado: Se han registrado los asientos contables correspondientes al gasto.
Hecho: Se han registrado los asientos contables y además se ha cerrado el círculo con el registro del pago del gasto.
Rechazado: No se obtiene la validación del gerente. Al no obtenerla los estados "Aprobado", "Registrado" y "Hecho no son posibles.
4. Consecuencias contables. Asientos generados y facturación del gasto.
En esta entrada, desde Sygel, queremos destacar las consecuencias contables generadas justo en el estado en el que el gasto se registra.
En este estado, como hemos comentado anteriormente, se registran los asientos correspondientes al gasto.
Si el gasto debe de ser reembolsado al empleado, se realizará una factura de proveedor a nombre de este empleado.
De esta forma, lo que logramos, es crear una deuda a favor del empleado. Esta deuda tiene que ser saldada por la empresa en cuestión.
Una vez que la deuda está saldada y hemos registrado el pago de la misma, el círculo de la gestión del gasto se cierra.
En cambio, si en el gasto el pagador es la empresa, no se realizará ninguna factura de proveedor y el círculo se cierra justo al validar el pago.
De esta forma hemos realizado una gestión del gasto completa que engloba:
Control exhaustivo de quien realiza el gasto y la gestión del mismo.
Control de la naturaleza del gasto vía informes y validaciones.
Control de la cantidad pendiente a abonar a cada empleado.
Control contable a través de la facturación del gasto.
Control de caja
En Sygel trabajamos cada día para adaptar a diferentes escenarios las opciones que tanto Odoo como la Odoo Community Association (OCA) ofrecen. Somos conscientes de que cada empresa tiene unas características específicas y, por ello, el trato personalizado se traduce en la implantación del ERP para que cumpla tanto con las expectativas como con las necesidades de nuestros clientes. A la vez, compartimos nuestros avances con el resto de la comunidad, para que cada día se beneficie más gente.