No siempre recibimos las facturas de nuestros proveedores tan pronto como nos gustaría, sino que es habitual que la transferencia de mercancías sea anterior a la recepción de las correspondientes facturas. Para gestionar estos casos generalmente se utiliza la cuenta 400900, en la cual se registra la deuda con aquellos proveedores y se reflejan todas aquellas compras efectuadas por nuestra empresa de las cuales no hemos recibido aún factura.

Vamos a exponer cómo se puede realizar este flujo en Odoo con unos sencillos pasos. Como siempre comentamos, no hay una única forma de realizarlo, pero aquí vamos a exponer una que nos ha parecido interesante compartir.

Enunciado de un caso de uso simple en Odoo 

Vamos a plantear la siguiente casuística que resolveremos a continuación para ejemplificarlo de la forma más clara posible:

1- Hacemos una solicitud de compra a nuestro proveedor de mercancías por un valor total de 5.000€ + 21% de IVA.

2- Al cabo de una semana, recibimos el 25% de las mercancías.

3- El resto de las mercancías las recibimos 3 semanas más tarde.

4- A final de mes, recibimos una factura por el total de las mercancías de la compra.

2 y 3. Recibimos las mercancías en dos entregas distintas

En este caso, realizaremos el registro contable de la compra hacia la cuenta 400900 (Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar) en cada una de las recepciones. De modo que:

Cuando recibimos la primera entrega (25% sobre el total) registramos el siguiente asiento:

4. Recepción de la factura de proveedor

Como comentábamos en el enunciado, a final de mes recibimos la factura del proveedor en la cual se engloba todo el importe de la compra inicial. Tal y como hemos definido en el caso de uso de ejemplo, la factura tendría esta estructura:

Si entramos más en detalle, a nivel contable podemos ver que el saldo de la cuenta 400900 compensa (en el Debe) los dos asientos que realizamos anteriormente (en el Haber):

Como punto final al flujo, quedaría el pago de dicha factura si aún no lo realizamos. La estructura habitual del pago, sería:

En Sygel trabajamos cada día para adaptar a diferentes escenarios las opciones que tanto Odoo como la Odoo Community Association (OCA) ofrecen. Somos conscientes de que cada empresa tiene unas características específicas y, por ello, el trato personalizado se traduce en la implantación del ERP para que cumpla tanto con las expectativas como con las necesidades de nuestros clientes. A la vez, compartimos nuestros avances con el resto de la comunidad, para que cada día se beneficie más gente.